Rekord-Inflation: Expertin gibt Praxis-Tipps zur Kostensenkung bei Meetings und Events

Die rasante Zunahme der Ausgaben konfrontiert Experten im Bereich Tagungen und Events mit der beispiellosen Herausforderung, das Budget einzuhalten und gleichzeitig erfolgreiche Veranstaltungen zu organisieren. Dennoch existieren Ansätze, um die zusätzlichen Kosten zu reduzieren.

Ein aktueller Bericht der Global Business Travel Association (GBTA) zeigt, dass Rekord-Inflation, wachsende Kraftstoffpreise, Lieferkettenprobleme und Arbeitskräftemangel zu zweistelligen Kostenerhöhungen für Tagungen und Events führen.

Im Vergleich zu 2019 werden die Ausgaben pro Teilnehmer für Meetings und Veranstaltungen in diesem Jahr voraussichtlich um etwa 25 Prozent ansteigen. Es wird außerdem erwartet, dass sie im nächsten Jahr um weitere 7 Prozent zunehmen werden, ohne dass bis Ende 2024 eine Entlastung absehbar ist.

Bereits jetzt übersteigen die Hotelpreise das Niveau von 2019 und sollen 2023 um etwa 8,2 Prozent wachsen. Das Fachmagazin “fvw” berichtete kürzlich über eine Preissteigerung von 126% im Jahresvergleich 2021/22. In Nordamerika beispielsweise verzeichnet auch der Lebensmittel- und Getränkebereich (F&B) in diesem Jahr einen beachtlichen Anstieg von 70 Prozent pro Teilnehmer.

Welche Taktiken können angewendet werden, um trotz der drastisch steigenden Kosten einen optimalen Return-on-Investment (ROI) für die Veranstaltungsziele und Ausgaben zu erzielen? Cornelia Grünewald, Projektmanagerin bei Meetingdeals nennt ihre wichtigsten Praxis-Tipps zur Kostensenkung bei Meetings und Events:

Reservieren Sie rechtzeitig

“Wenn Sie erst kurz vor Ihrem geplanten Meeting buchen, sind zwei Drittel der Hotels bereits ausgebucht und die verfügbaren Hotels verlangen auf Basis des Yield-Managements Höchstpreise”, sagt Cornelia Grünewald. "Aufgrund der Tatsache, dass viele Gruppen seit einigen Jahren keine Treffen mehr abgehalten haben, ist die Nachfrage enorm gestiegen und alles ist viel schneller ausgebucht."

Achten Sie auf den Umfang der Catering-Leistung

Die Bedeutung der Zielsetzung des Veranstalters war noch nie so entscheidend, betont die Projektmanagerin von Meetingdeals. Anstelle eines umfangreichen Dinners, welches die Hotels oftmals gar nicht mehr anbieten können, genügt manchmal auch ein Empfang mit gesponserten Drinks und kostengünstigeren alkoholfreien Cocktails.

Bei der Gestaltung von Speisekarten und Menüs empfiehlt sie, sich über andere stattfindende Events im Haus zu informieren. Wenn zeitgleich eine passende Veranstaltung läuft, spart die Wahl des gleichen Menüs Zeit und Ressourcen. Grünewald geht davon aus, dass die F&B-Kosten im Jahr 2023 weiter ansteigen werden. Sie rät Planern, mit den Leistungsträgern zu verhandeln, um die Preise für 2022 beizubehalten.

Aushandeln von Flexibilität

Es bleibt schwierig, die Teilnehmerzahl aufgrund von Fernarbeit und anderen Faktoren genau vorherzusagen. Daher unterstreicht Grünewald, wie essenziell es ist, vertraglich mehr Flexibilität einzufordern. Reservieren Sie für die maximale Anzahl an Mitarbeitern und handeln Sie eine flexible Anpassungsmöglichkeit aus, um das Risiko zu minimieren, in letzter Minute keine Zimmer in diesem überlasteten Markt zu finden oder hohe Stornogebühren zahlen zu müssen. Grünewald empfiehlt, ein offenes Gespräch mit dem Hotel zu führen, um gemeinsam eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden.

Hybride Lösungen im Fokus

Grünewald beobachtet, dass immer mehr Kunden Live-Übertragungen durch vorab aufgezeichnete Inhalte ersetzen. Planer entscheiden zudem gezielt, welche Sessions sie in Zukunft in ihren Veranstaltungen integrieren möchten.

"Es ist wesentlich kosteneffizienter als Live-Streaming und ermöglicht es Ihnen, mehr Kontrolle darüber zu haben, was die Zuschauer sehen. Leider gibt es bis heute auch für kleine Tagungen und Meetings keine echten Standard-Lösungen in den Hotels die reibungslos ohne kostenintensive Hinzunahme eines Technikunternehmens funktionieren", erklärte sie.

Miete und Wiederverwendung

Es ist nicht nur ein Nachhaltigkeits-Trend: Die Verwendung von standardisierten Mietmobiliar und Messe-Elementen spart Geld gegenüber individuellen Aufbauten und reduziert hierbei auch Müll. Manchmal ist ein wenig Kreativität gefragt, um mit weniger Budget ebenfalls das gleiche Ergebnis zu erzielen.

Setzen Sie auf lokale und entspannte Atmosphäre

Die Jeans und Turnschuhe sind zu den neuen Favoriten der Business-Garderobe geworden, und auch Veranstaltungen tendieren zu einem legereren Ambiente. "Denken Sie an einen Veranstaltungsort mit Live-Musik oder etwas, das mit der regionalen Kultur verknüpft ist", empfiehlt Grünewald. "Es ist nicht mehr so förmlich wie früher, aber dennoch unvergesslich, sodass Ihre Teilnehmer Freude haben und sich daran zurückerinnern können. Es ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, lokale Unternehmen und Künstler zu fördern. Es erfordert nicht viel finanziellen Aufwand, erzielt aber eine enorme Wirkung. Daher arbeiten wir beispielsweise auch bei Auslandsanfragen mit vielen Partner-Unternehmen vor Ort zusammen, die uns in den jeweiligen Destinationen solche Locations mit Programm recherchieren."

Fotoquelle: Projektmanagerin Cornelia Grünewald bei einer Site-Inspection in Berlin