“Für den gesunden Menschenverstand braucht es keine Prozessbeschreibung”

Im hektischen Geschäftsalltag steht so manch eine:r vor der Herausforderung, die Flut an Terminen zu koordinieren und eine effiziente Kommunikation sicherzustellen.

Als Experte im MICE-Bereich und Verantwortlicher für drei Firmen sowie den Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) habe ich täglich mit diesen Herausforderungen zu kämpfen. Ich erhalte nicht selten über 300 E-Mails am Tag, muss vier Terminkalender verwalten und vor allem sicherstellen, dass meine Termine idealerweise mit denen meiner Kolleg:innen synchronisiert werden.

Dabei besteht nicht nur das klassische Koordinationsproblem, sondern hinzu kommt, dass mit vier verschiedenen wirtschaftlichen Einheiten auch vier Microsoft Office-Lizenzen benötigt werden. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es nämlich nicht erlaubt, automatisch E-Mails von einem auf den anderen Account weiterzuleiten. Dadurch schien der alltägliche Wahnsinn unausweichlich zu sein: Ständig ertönte der "Bing"-Ton, permanente Synchronisationsfehler im Terminkalender und genervte Teammitglieder, die zwischen den vier Einzelkalendern hin und her wechseln mussten, was zwangsläufig zu Chaos führte.

Das Verwirrspiel ging so weit, dass ich bei einer Microsoft Teams-Besprechung, zu der ich über einen Account eingeladen war, keinen Zugriff hatte, da ich mich mit einem anderen Account angemeldet hatte. Wer hat schon ständig alle Passwörter zur Hand oder Lust, sich bei allen Anwendungen mehrmals am Tag an- und abzumelden?

Auf der Suche nach einer Lösung für meine Probleme kam mir ein Zitat des Klartext-Spezialisten Marco Nussbaum in den Sinn: "Für den gesunden Menschenverstand gibt es keine Prozessbeschreibung!"

Um es vorweg zu nehmen: am Ende stellte sich heraus, dass eine klare Prozessbeschreibung von großer Bedeutung ist. Aber immer mit dem Fokus auf den gesunden Menschenverstand, der voransteht. Denn Nussbaum behält Recht mit diesem schönen Satz...

Die Lage war klar: Es war nicht erlaubt, die Terminkalender untereinander freizuschalten. Und Microsoft unterband dies technisch sogar. Manche kennen dieses Problem vielleicht. Vielen ist dieses Datenschutzthema aber wahrscheinlich nicht bewusst. Streng genommen ist es nämlich nicht erlaubt, dass man sich E-Mails von einem externen Account auf den Firmen-Account weiterleitet. Das trifft insbesondere dann zu, wenn man nebenbei auch noch für einen Verband tätig ist.

Doch wie sieht es mit der technischen Umsetzbarkeit aus?

Ein Anruf bei meinem IT-Administrator brachte schnell Klarheit: Er könne es zwar technisch ermöglichen, aber er dürfe es nicht, solange es keine klaren datenschutzrechtlichen Grundlagen gibt. Er wies darauf hin, dass er sich haftbar machen könne.

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich viel Zeit und Nerven in die Verbesserung meiner Kommunikation investiert.

Doch endlich kam der gesunde Menschenverstand ins Spiel, gefolgt von einer einfachen Prozessbeschreibung, die ich Ihnen nun präsentiere:

Ich habe mit meinen Firmen und dem Verband datenschutzrechtlich einwandfreie Verträge abgeschlossen. Es handelt sich gewissermaßen um Verträge mit mir selbst. Dadurch können nun alle Kommunikationskanäle auf einen Tenant (Microsoft Hauptkonto) geleitet werden. Dies ist sowohl für den externen IT-Administrator als auch für den Datenschützer vollkommen in Ordnung. Nur bei Microsoft musste ich tief in die Trickkiste greifen, um mehrere Konten zusammenzuführen.

Natürlich muss ich weiterhin die Lizenzgebühren für Microsoft Office viermal im Monat zahlen. Aber die Komplexität, unter der mein Team und ich gelitten haben, wird an dieser Stelle endlich ausgeschaltet.

Warum erzähle ich Ihnen diese kleine Geschichte aus dem alltäglichen Kommunikations-Terror? Weil Sie, wie auch ich, möglicherweise total überlastet sind, ständig hin- und herwechseln müssen und eine gute Idee gut gebrauchen können. Als MICE GUY kann ich meine Kund:innen immer wieder aus den Tentakeln der IT-Krake durch einfache Lösungen befreien. Doch auf den ersten Blick diese sind nicht immer so einfach zu finden. Vor allem dann, wenn man nicht weiß, wie es sowohl rechtlich als auch technisch einwandfrei funktioniert.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, sich bei mir zu melden. Vielleicht kann ich Ihnen auch bei anderen scheinbar komplizierten Fragen helfen, so dass Sie schneller an Ihre Ziele kommen.

Mit einem kleinen Augenzwinkern grüßt Sie Ihr Bernd Fritzges.